Factures & Achats
Gérez facilement vos factures fournisseurs et assurez la fiabilité de vos données d’achat.
Dans cette section, vous trouverez toutes les réponses pour importer, analyser, corriger et suivre vos documents d’achat, ainsi que pour comprendre le fonctionnement des fournisseurs, doublons et erreurs courantes.
Import et analyses
Quels formats de fichier sont acceptés ?
Ravy accepte les formats suivants : PDF (recommandé), PNG, JPG, TIFF et BMP.
Puis-je importer plusieurs factures d’un coup ?
Oui, vous pouvez importer jusqu’à 10 factures simultanément via le module d’import. Assurez-vous que chaque fichier ne contient qu’une seule facture.
Par email, vous pouvez également envoyer plusieurs fichiers en pièce jointe (pas de fichiers ZIP).
Combien de temps prend l’analyse automatique ?
L’analyse prend entre 20 secondes et 1 minute selon la taille et la qualité du document.
Puis-je ajouter une facture manuellement ?
Oui, depuis l’onglet Factures, vous pouvez utiliser le bouton “Créer une facture d’achat” pour saisir les informations vous-même.
Pourquoi certains articles n’apparaissent pas après analyse ?
Cela peut venir d’un fichier de mauvaise qualité, d’un format atypique ou d’un libellé non reconnu.
Vous pouvez soit recréer la facture manuellement (via le bouton “Créer une facture d’achat”), soit ouvrir un ticket depuis votre espace pour que notre équipe corrige le document.
Et si j’achète un produit sous plusieurs formats ?
Ravy détecte automatiquement des produits distincts en fonction du format (ex : huile 1L vs 5L) ou de l’origine (ex : orange Maroc vs orange Espagne), même si le nom est similaire. Cela permet de garantir la fiabilité des données et la cohérence de vos coûts selon l’usage réel en cuisine.
Puis-je modifier les informations d’un produit ?
Non. Pour le moment, vous ne pouvez pas modifier un produit directement depuis l’interface. Mais pas d’inquiétude : une mise à jour est en cours de développement et sera bientôt disponible pour vous donner la main sur ces ajustements.
Gestion des fournisseurs
Comment ajouter un nouveau fournisseur ?
Les fournisseurs sont créés automatiquement lors de l’analyse de vos factures. Il n’est pas possible d’en ajouter manuellement depuis votre espace.
Peut-on modifier le nom ou les infos d’un fournisseur ?
Non, les informations d’un fournisseur ne sont pas modifiables pour le moment.
Puis-je supprimer un fournisseur ?
Non, vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur directement. En revanche, si vous supprimez la dernière facture associée à ce fournisseur, celui-ci disparaîtra automatiquement de votre espace.
À quoi sert la fonction "alias fournisseur" ?
Elle permet de corriger les erreurs liées à une mauvaise détection du nom du fournisseur. En ajoutant les variantes de nom en alias, toutes les factures correspondantes seront automatiquement rattachées au bon fournisseur principal.
Est-ce que les fournisseurs sont reconnus automatiquement à l’import ?
Oui, Ravy identifie automatiquement le fournisseur à partir du contenu de la facture importée.
Erreurs d'analyse et doublons
Un produit apparaît en double, que faire ?
Pas d’inquiétude, cela peut arriver sur certaines factures mal scannées ou peu lisibles.
Identifiez la facture à l’origine de la duplication, supprimez-la, puis réimportez-la.
Si l’erreur persiste, vous pouvez soit recréer la facture manuellement, soit nous envoyer la facture via l’ouverture d’un ticket pour que notre équipe s’en charge.
Un fournisseur est dupliqué, comment corriger ?
Comme pour un produit, identifiez la facture ayant généré le doublon, puis supprimez-la. Notez le nom erroné du fournisseur, et ajoutez-le en alias du fournisseur principal.
Lors du ré-import, la facture sera correctement associée.
Que faire si une facture est mal analysée ?
Vous pouvez :
Supprimer la facture et la réimporter,
Saisir les informations manuellement via le bouton "Créer une facture d'achat",
Ou ouvrir un ticket pour que notre équipe corrige l’analyse.
Les factures de fournisseurs de boissons posent souvent problème (droit d’assise, taxes complexes, consignes...). Nous vous recommandons de ne pas tenir compte de leur analyse automatique et de bien catégoriser ces fournisseurs comme "Boissons".
Comment signaler une erreur d’analyse à Ravy ?
Deux options :
Contactez notre support via le "Support"
Ou ouvrez un ticket via Paramètres > Ticket.
Notre équipe vous répond rapidement pour corriger l’erreur en moins de 24h.
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Notre équipe est joignable 24/7 : Support
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Comment importer une facture ?
Rendez-vous dans l’onglet Factures, puis glissez-déposez ou sélectionnez votre fichier.
L’analyse démarre automatiquement une fois que vous appuyez sur “Analyser les factures” dès que le fichier est chargé.
Vous pouvez aussi transmettre une facture par mail à l'adresse
factures@ravy.fr. Pour en savoir plus : Déposer une facture