# Factures, Achats & Fournisseurs

Cette section vous permet de **centraliser toutes vos factures d’achat**, de **les classer automatiquement**, et de **les relier à vos fournisseurs** pour une analyse claire et fluide.

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## Déposer une facture

{% hint style="info" %}
Vous avez deux façons simples d'ajouter vos factures dans Ravy : soit par le module de la plateforme, soit via un transfert par mail à l'adresse : **<factures@ravy.fr>**
{% endhint %}

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2FNaOwgLaUSMNEY2yJpNEf%2FDe%CC%81poser%20une%20facture.png?alt=media&#x26;token=ff234611-f0d1-46eb-ac12-68513dc2465b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### 1. Uploader sur l'interface

Cliquez sur le module et sélectionnez depuis votre ordinateur, tablette ou téléphone les fichiers à importer.&#x20;

Vous pouvez déposer jusqu’à **10 factures à la fois.**

L’analyse se fait automatiquement **par lot**, avec un temps de traitement d’environ 30 secondes par facture (variable selon le volume et la qualité du document).Glissez directement vos fichiers dans la zone prévue.

{% hint style="success" %}
Sur téléphone, vous pouvez directement scanner une facture pour faciliter l’import.
{% endhint %}

Formats acceptés : `PDF`, `PNG`, `JPG`, `TIFF`, `BMP`

### 2. Envoi par e-mail automatique

{% stepper %}
{% step %}

### Copier l'adresse mail : <factures@ravy.fr>

Ajoutez cette adresse à vos contacts pour y transférer vos factures facilement.
{% endstep %}

{% step %}

### Transférez vos factures à cette adresse mail

Depuis votre boîte principale ou une adresse secondaire enregistrée dans Ravy&#x20;

{% hint style="danger" %}
Nous n'acceptons pas de fichier `Zip` ou des mails contenant `+10 pièces jointes.`
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### Les factures sont analysées automatiquement

Sans avoir à vous connecter, les factures transférées par mail sont ajoutées à votre compte comme si vous les aviez importées manuellement.
{% endstep %}
{% endstepper %}

{% hint style="info" %}
Pour les factures transmises via mail, un temps d'attente de 10 minutes peut être observé entre l'envoi du mail, l'analyse et l'enregistrement de la facture et la réception du SMS.
{% endhint %}

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## **Créer une facture d’achat manuellement**

Cliquez sur **"Créer une facture d’achat"** pour renseigner une facture à la main.

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2FdbPP5iCJnX76G6esNntX%2FCre%CC%81er%20une%20facture%20manuellement.png?alt=media&#x26;token=4c31e2db-2fa7-46be-9acf-08567f029c61" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### 👉 Pourquoi faire ça ?

{% hint style="info" %}
Ce mode est utile si la facture n’est pas détectée automatiquement, ou si vous préférez **exercer un contrôle complet sur les articles, fournisseurs et totaux**.
{% endhint %}

#### ✅ Ce que RAVY fait pour vous :

* Reconnaissance de vos fournisseurs déjà enregistrés
* Suggestions de produits déjà utilisés (gain sur le temps de saisie)
* Remplissage guidé en 4 étapes : **document → détail → articles → validation**

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## Suivi de vos factures importées

Toutes les factures déposées ou créées sont regroupées dans un tableau clair :

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2F4sT0dcHjFWUm2QDhEtMH%2FSuivi%20de%20vos%20factures%20importe%CC%81es.png?alt=media&#x26;token=401eb3c8-d963-47ef-bbc3-6d9096aa3c1d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous avez la possibilité de :&#x20;

* 📅 **Filtrer par période et par fournisseurs** (début / fin) : Pour trier les factures que vous souhaitez afficher.
* ☑️ **Sélection multiple** : Pour les exports comptables, téléchargement d’un ZIP contenant toutes vos factures sélectionnées.

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## Consulter le détail d'une facture

Cliquez sur une facture pour afficher sa fiche complète.

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2FigJYgo9V9x9L02uApUR4%2FConsulter%20le%20de%CC%81tail%20d%E2%80%99une%20facture.png?alt=media&#x26;token=9dc181d0-676b-4301-bed1-f1f36cfd2b08" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### 🧾 Informations générales

Fournisseur, Numéro de facture, Date, Montants HT, TVA et TTC...

{% hint style="info" %}
Ces informations sont modifiables à tout moment en cliquant sur "Modifier"
{% endhint %}

#### 📋 Détail des articles

Nom des produits, unité détectée, prix unitaire, variation par rapport à la facture précédente (hausse ou baisse)...

{% hint style="success" %}
En cliquant sur un article, vous ouvrez un pop-up avec la courbe de variation du prix unitaire ainsi que la liste des factures contenant ce produit (cliquable).
{% endhint %}

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## Gérez vos fournisseurs

{% hint style="info" %}
📍 Accédez à cette section depuis l'onglet  “Factures” → “Gérer mes fournisseurs”
{% endhint %}

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2FUb5D6PjfWmj9otVDo4Fv%2FOrganisation%20des%20fournisseurs.png?alt=media&#x26;token=d2f38be9-84d9-4483-9d3c-f24488f745bd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cette section vous permet de **structurer vos fournisseurs** pour améliorer la qualité de vos analyses. Vous pouvez attribuer des libellés, choisir s'il doit être inclus dans les analyses ou encore ajouter des alias.

### 1. Attribuer un label à chaque fournisseur :&#x20;

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2FBirjgobeN4iXDCfOGzsG%2FAttribue%CC%81%20un%20libelle%CC%81%20fournisseur.png?alt=media&#x26;token=786d241d-fd33-41fb-933a-e1b3aafb9afe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Classez chaque fournisseur dans une des catégories suivantes

{% tabs %}
{% tab title="Alimentaire" %}
Fournisseurs liés directement aux matières premières utilisées dans vos recettes : fruits, légumes, viande, poisson, produits secs, épicerie, etc.
{% endtab %}

{% tab title="Boisson" %}
Fournisseurs de boissons, alcoolisées ou non : softs, vins, spiritueux, bières, eaux, etc.
{% endtab %}

{% tab title="Charges fixes" %}
Dépenses récurrentes indépendantes de votre volume d'activité : loyer, abonnement, assurance, maintenance, etc.
{% endtab %}

{% tab title="Charges variables" %}
Dépenses qui évoluent selon l’activité ou le volume de vente : personnel extra, packaging, livraison, blanchisserie, etc.
{% endtab %}

{% tab title="Autres" %}
Fournisseurs non directement liés à la production ou à l’activité du restaurant : formation, outils marketing, achats exceptionnels...
{% endtab %}
{% endtabs %}

{% hint style="success" %}
Cela vous permettra de **filtrer vos analyses plus finement** dans vos tableaux de bord.
{% endhint %}

### 2. Activer ou désactiver un fournisseur dans les analyses

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2Fh8OhAMeJzX1gpSOFlLnn%2FGe%CC%81rez%20vos%20fournisseurs%20(2).png?alt=media&#x26;token=dd99e5fc-7572-4969-8dc0-17bcec9b801d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour chaque fournisseur, vous pouvez choisir de **l'inclure dans les analyses ou non.**

{% hint style="success" %}
Cela vous permet, par exemple, d’exclure certaines charges (électricité, nettoyage, etc.) si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur vos achats matières.
{% endhint %}

### 3. Ajouter des alias de fournisseur

<figure><img src="https://3707159185-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FEHh2cnEx7WZrcVaxfdey%2Fuploads%2FMMIO6bW0GApPjo1oeW1G%2FAjouter%20un%20alias%20fournisseur.png?alt=media&#x26;token=f2059c85-8da3-473a-8510-74cbc79cdecf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour chaque fournisseur, vous pouvez rentrer une liste "Alias fournisseurs".

Cela vous permet d'éviter la création de doublons dans le cas où certaines analyses qui peuvent présenter des erreurs.

> **Exemple :** Votre fournisseur "Sysco" apparaît parfois comme "Sysco SARL" dans les factures ?\
> En ajoutant "Sysco SARL" en alias de "Sysco", Ravy les regroupera automatiquement.

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> **🧠 Astuce RAVY**
>
> Prenez le temps de bien paramétrer vos fournisseurs dès les premières semaines.\
> Un bon réglage au départ (catégories + alias + inclusion dans les analyses) vous évitera d’y revenir par la suite.

{% hint style="danger" %}
Ravy ne constitue pas un outil d’archivage légal de vos documents comptables.\
Les données extraites de vos factures sont **anonymisées** et utilisées uniquement pour améliorer la qualité de nos services. Nous mettons un point d’honneur à garantir la **sécurité**, la **confidentialité** et le **respect de votre vie professionnelle**.
{% endhint %}