Factures, Achats & Fournisseurs

Cette section vous permet de centraliser toutes vos factures d’achat, de les classer automatiquement, et de les relier à vos fournisseurs pour une analyse claire et fluide.

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Déposer une facture

Vous avez deux façons simples d'ajouter vos factures dans Ravy : soit par le module de la plateforme, soit via un transfert par mail à l'adresse : [e-mail]

1. Uploader sur l'interface

Cliquez sur le module et sélectionnez depuis votre ordinateur, tablette ou téléphone les fichiers à importer.

Vous pouvez déposer jusqu’à 10 factures à la fois.

L’analyse se fait automatiquement par lot, avec un temps de traitement d’environ 30 secondes par facture (variable selon le volume et la qualité du document).Glissez directement vos fichiers dans la zone prévue.

Sur téléphone, vous pouvez directement scanner une facture pour faciliter l’import.

Formats acceptés : PDF, PNG, JPG, TIFF, BMP

2. Envoi par e-mail automatique

1

Copier l'adresse mail : [e-mail]

Ajoutez cette adresse à vos contacts pour y transférer vos factures facilement.

2

Transférez vos factures à cette adresse mail

Depuis votre boîte principale ou une adresse secondaire enregistrée dans Ravy

Nous n'acceptons pas de fichier Zip ou des mails contenant +10 pièces jointes.

3

Les factures sont analysées automatiquement

Sans avoir à vous connecter, les factures transférées par mail sont ajoutées à votre compte comme si vous les aviez importées manuellement.

Pour les factures transmises via mail, un temps d'attente de 10 minutes peut être observé entre l'envoi du mail, l'analyse et l'enregistrement de la facture et la réception du SMS.

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Créer une facture d’achat manuellement

Cliquez sur "Créer une facture d’achat" pour renseigner une facture à la main.

👉 Pourquoi faire ça ?

Ce mode est utile si la facture n’est pas détectée automatiquement, ou si vous préférez exercer un contrôle complet sur les articles, fournisseurs et totaux.

✅ Ce que RAVY fait pour vous :

• Reconnaissance de vos fournisseurs déjà enregistrés

• Suggestions de produits déjà utilisés (gain sur le temps de saisie)

• Remplissage guidé en 4 étapes : document → détail → articles → validation

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Suivi de vos factures importées

Toutes les factures déposées ou créées sont regroupées dans un tableau clair :

Vous avez la possibilité de :

• 📅 Filtrer par période et par fournisseurs (début / fin) : Pour trier les factures que vous souhaitez afficher.

• ☑️ Sélection multiple : Pour les exports comptables, téléchargement d’un ZIP contenant toutes vos factures sélectionnées.

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Consulter le détail d'une facture

Cliquez sur une facture pour afficher sa fiche complète.

🧾 Informations générales

Fournisseur, Numéro de facture, Date, Montants HT, TVA et TTC...

Ces informations sont modifiables à tout moment en cliquant sur "Modifier"

📋 Détail des articles

Nom des produits, unité détectée, prix unitaire, variation par rapport à la facture précédente (hausse ou baisse)...

En cliquant sur un article, vous ouvrez un pop-up avec la courbe de variation du prix unitaire ainsi que la liste des factures contenant ce produit (cliquable).

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Gérez vos fournisseurs

📍 Accédez à cette section depuis l'onglet “Factures” → “Gérer mes fournisseurs”

Cette section vous permet de structurer vos fournisseurs pour améliorer la qualité de vos analyses. Vous pouvez attribuer des libellés, choisir s'il doit être inclus dans les analyses ou encore ajouter des alias.

1. Attribuer un libellé à chaque fournisseur :

Classez chaque fournisseur dans une des catégories suivantes

Alimentaire

Fournisseurs liés directement aux matières premières utilisées dans vos recettes : fruits, légumes, viande, poisson, produits secs, épicerie, etc.

Boisson

Fournisseurs de boissons, alcoolisées ou non : softs, vins, spiritueux, bières, eaux, etc.

Charges fixes

Dépenses récurrentes indépendantes de votre volume d'activité : loyer, abonnement, assurance, maintenance, etc.

Charges variables

Dépenses qui évoluent selon l’activité ou le volume de vente : personnel extra, packaging, livraison, blanchisserie, etc.

Autres

Fournisseurs non directement liés à la production ou à l’activité du restaurant : formation, outils marketing, achats exceptionnels...

Cela vous permettra de filtrer vos analyses plus finement dans vos tableaux de bord.

2. Activer ou désactiver un fournisseur dans les analyses

Pour chaque fournisseur, vous pouvez choisir de l'inclure dans les analyses ou non.

Cela vous permet, par exemple, d’exclure certaines charges (électricité, nettoyage, etc.) si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur vos achats matières.

3. Ajouter des alias de fournisseur

Pour chaque fournisseur, vous pouvez rentrer une liste "Alias fournisseurs".

Cela vous permet d'éviter la création de doublons dans le cas où certaines analyses qui peuvent présenter des erreurs.

Exemple : Votre fournisseur "Sysco" apparaît parfois comme "Sysco SARL" dans les factures ? En ajoutant "Sysco SARL" en alias de "Sysco", Ravy les regroupera automatiquement.

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🧠 Astuce RAVY

Prenez le temps de bien paramétrer vos fournisseurs dès les premières semaines. Un bon réglage au départ (catégories + alias + inclusion dans les analyses) vous évitera d’y revenir par la suite.

Ravy ne constitue pas un outil d’archivage légal de vos documents comptables. Les données extraites de vos factures sont anonymisées et utilisées uniquement pour améliorer la qualité de nos services. Nous mettons un point d’honneur à garantir la sécurité, la confidentialité et le respect de votre vie professionnelle.